Nomination et missions du syndic

Lorsqu'un immeuble vient d'être placé sous le régime de la copropriété, un syndic dit provisoire est généralement désigné dans le règlement sur l'initiative du promoteur.

La désignation du syndic

Cela permet de faire fonctionner correctement la copropriété dès sa mise en place. Toutefois, la nomination de ce syndic doit être ratifiée, au plus tard un an après la création de la copropriété à la majorité absolue, soit la moitié plus une des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). Dans le cas contraire, son mandat devient nul et l'on doit désigner un administrateur provisoire par voie de justice.

Lors de la première assemblée, rien ne vous oblige à ratifier la nomination « du syndic du promoteur ». Si vous souhaitez opter pour un autre syndic, il vous suffit d'être prévoyant. Pour proposer la candidature d'autres syndics en assemblée générale, il faut, préalablement à la première assemblée générale, recueillir les propositions de contrats d'autres syndics.

Vous devez ensuite adresser au syndic dès que possible votre question à porter à l'ordre du jour afin qu'elle lui parvienne avant qu'il ait envoyé les convocations à l'assemblée générale. Votre demande portant sur la nomination d'un autre syndic accompagnée des différents contrats de syndics proposés est à adresser au syndic chargé de la porter à l'ordre du jour en lettre recommandée avec accusé de réception.

Les obligations du syndic

Au cours de la première assemblée le syndic doit, sous peine de nullité de son mandat, ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat, sauf si les copropriétaires en décident autrement. Il doit aussi porter à l'ordre du jour la décision de réaliser des appels de fonds spéciaux pour faire face aux travaux d'entretien et de conservation des parties communes et équipements communs.

Au service du syndicat des copropriétaires, le syndic est chargé de faire respecter le règlement de copropriété, d'exécuter les décisions de l'assemblée générale, d'administrer l'immeuble et de pourvoir à sa conservation.

L'obligation relative à la conservation de l'immeuble

Tout d'abord, sachez que votre syndic doit assurer l'immeuble contre les risques divers (incendie, dégât des eaux, responsabilité civile...). Par ailleurs, dans le cadre d'un immeuble neuf, s'il constate des malfaçons sur les parties communes dans l'année qui suit la réception, il devra convenir avec l'entrepreneur concerné d'un calendrier pour l'exécution des travaux.

À défaut d'accord sur les dates prévues ou en cas d'inexécution des réparations, il devra mettre en demeure l'entrepreneur de les effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception. D'une manière plus générale, il faut savoir que c'est le syndic qui doit faire jouer les garanties quand les désordres touchent les parties communes.

La tenue d'une comptabilité

Le syndic doit préparer un budget prévisionnel. Cela permet à l'ensemble des copropriétaires de voter des crédits correspondant aux dépenses qui seront effectuées lors des mois à venir. Il s'agit en fait d'une estimation des dépenses et des recettes de l'année à venir. Ce budget doit être notifié à l'ensemble des copropriétaires, au plus tard en même temps que les convocations de la première assemblée générale. Ils auront ainsi le temps de l'étudier avant de prendre part au vote.

Vous devez, en tant que copropriétaire, verser trimestriellement une provision correspondant au quart du budget voté, sachant que lesdites provisions seront exigibles au premier jour de chaque trimestre et de la période fixée par l'assemblée. Ce système permet à la copropriété de disposer d'une trésorerie suffisante et évite que certains copropriétaires paient pour d'autres.

Le compte bancaire séparé au nom du syndicat

Le syndic est chargé, lors de sa désignation, d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat à moins que vous en décidiez autrement en assemblée générale. Ensuite, il place les fonds collectés sur un compte bancaire spécial.

Lorsque le règlement de copropriété prévoit une avance permanente de trésorerie, ou fonds de réserve, chaque copropriétaire s'en acquitte lors de l'acquisition de son lot. Il s'agit d'une réserve qui ne sert pas théoriquement au règlement des dépenses courantes. Son montant est déterminé par le règlement ou par l'assemblée générale. Il ne peut dépasser un sixième du budget prévisionnel (c'est-à-dire deux mois du montant du budget).