Convocation et prise de décisions de l'assemblée générale de copropriété

La convocation des copropriétaires

En tant que copropriétaires, vous allez être convoqué chaque année à l'assemblée générale de copropriété. L'heure et le lieu de cette réunion des copropriétaires sont indiquées dans la convocation que vous envoie le syndic pour chaque assemblée générale. En principe c'est vous-même qui assistez à l'assemblée générale.

Mais vous pouvez aussi vous y faire représenter par un mandataire. Pour cela il suffit d'inscrire le nom de la personne qui va vous représenter sur le mandat qui vous a été envoyé avec la convocation à l'assemblée générale.

Par qui se faire représenter en assemblée générale ?

Le plus simple, c'est de demander à un copropriétaire qui a prévu d'assister à l'assemblée générale de vous y représenter, mais ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez aussi bien demander à tout autre personne, puisque vous avez le libre choix de la personne qui va vous y représenter.

Il y a cependant des personnes par qui vous ne pouvez pas vous faire représenter. Il s'agit du syndic, de son conjoint, du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, de son concubin, ou de leurs préposés. Il s'agit également des ascendants et descendants du syndic ou de ses préposés, ainsi que des ascendants et descendants de leur conjoint, du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.

Combien peut-on recevoir de mandats ?

Une personne peut recevoir trois mandats au maximum. Toutefois, dans deux cas elle peut en détenir plus :

- si le total des voix dont elle dispose avec les siennes ne dépasse pas 10 % de toutes les voix ;

Pour les AG qui se tiennent d'ici le 31 juillet 2022 il est même possible de détenir jusqu'à 15 % des voix en toute légalité. Cela devrait faciliter la représentation en assemblée générale durant la période de pandémie.

- s'il y a un syndicat secondaire : lorsque les copropriétaires de ce syndicat secondaire sont convoqués à l'assemblée générale du syndicat principal, un seul d'entre eux peut détenir les mandats de tous les membres du syndicat secondaire qui le souhaitent pour les représenter à l'assemblée générale du syndicat principal.

Participer à distance aux AG

Il est également possible de participer au vote sans être physiquement présent aux assemblées générales :

- soit en votant par avance aux résolutions prévues à l'assemblée générale en utilisant le formulaire de vote par correspondance désormais joint à toute convocation à l'AG. Une fois complété, ce formulaire est à adresser au syndic afin qu'il l'ait reçu au moins trois jours francs avant la date de la réunion. Vous pouvez aussi lui faire parvenir par voie électronique ou voter en ligne selon ce que votre syndic a mis en place pour cela. Dans ce cas, votre vote est présumé réceptionné à la date de l'envoi ;

- soit en participant à distance à l'assemblée générale à l'aide d'un moyen électronique mise en place dans votre copropriété et à condition d'informer le syndic au moins trois jours francs avant l'AG que vous y participerez dans ces conditions.

Pour pouvoir participer aux AG à distance de façon dématérialisée, l'assemblée générale des copropriétaires doit d'abord en accepter le principe et décider des supports techniques utilisés pour permettre aux assemblées générales de se tenir par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique, ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant.

Toutefois, d'ici le 31 juillet 2022, du fait du contexte de pandémie, le syndic peut temporairement décider lui-même des moyens et supports techniques à mettre en place pour ces AG dématérialisées pour permettre à la fois d'identifier les copropriétaires, de transmettre leur voix, et de retransmettre de façon continue et simultanée les délibérations. D'ici cette date, si le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible pour des raisons techniques et matérielles, et après avis du conseil syndical, le syndic peut décider d'organiser l'assemblée générale uniquement au moyen du vote par correspondance.

Le syndic doit convoquer spontanément l'assemblée générale au moins une fois par an. Cette convocation doit vous être notifiée par écrit, soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par lettre recommandée électronique (sous réserve, dans cette hypothèse, que le syndic ait obtenu préalablement l'accord de chacun des copropriétaires concernés), soit par remise en main propre contre récépissé ou émargement. La convocation doit être adressée au moins vingt et un jours avant la tenue de l'assemblée générale.

Les décisions en assemblée générale de copropriété

L'assemblée générale des copropriétaires ne peut délibérer valablement que sur les questions inscrites à l'ordre du jour qui figurent sur la convocation. Chacune doit être formulée précisément et toutes doivent être soumises au vote des copropriétaires. En revanche, l'assemblée ne peut pas se prononcer sur un sujet qui n'est pas prévu et qui n'est donc pas inscrit à l'ordre du jour.

À la convocation, doit donc être annexé l'ensemble des pièces et documents nécessaires au bon examen des questions (comptes de copropriété, budget prévisionnel, devis, etc.).

Chaque copropriétaire détient un certain nombre de voix correspondant à sa quote-part de parties communes.

Les majorités à obtenir en assemblée générale de copropriété

Les majorités sont différentes selon la nature des décisions à prendre, et sont fixées par les articles 24 à 26 de la loi du 10 juillet 1965.

La majorité simple (de l'article 24) : les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés, ou ayant voté par correspondance (approbation des comptes, vote du budget prévisionnel, travaux d'entretien courant des parties communes, travaux d'accessibilité n'affectant pas la structure de l'immeuble, etc.). Les abstentions ne sont pas prises en compte.

La majorité absolue (de l'article 25) : les décisions sont prises à la majorité des voix de tous les copropriétaires (501 millièmes) : présents, représentés, absents non représentés... Si cette majorité n'est pas atteinte mais que la résolution a obtenu au moins le tiers des voix (334 millièmes), les copropriétaires se prononcent aussitôt sur la résolution une deuxième fois, cette fois à la majorité simple de l'article 24.

Cette majorité est requise par exemple pour : la nomination et la révocation du syndic ; l'autorisation donnée à des copropriétaires d'effectuer à leurs frais, des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble...

La double majorité (de l'article 26) : les décisions sont prises à la majorité en nombre des membres du syndicat des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix, par exemple cinquante et un copropriétaires sur cent représentant 667/1000. Cette double majorité est requise par exemple pour l'achat ou la vente de biens immobiliers par le syndicat des copropriétaires, par exemple la vente de la loge, etc.).

Toutefois, si cette double majorité n'a pas été obtenue, mais que la résolution a obtenu l'approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, elle va être aussitôt soumise une deuxième fois au vote. Cette fois, il suffira que la résolution obtienne la majorité des voix de tous les copropriétaires pour être adoptée (majorité absolue de l'article 25).

L'unanimité (de l'article 26) : certaines décisions requièrent les voix de tous les copropriétaires (modification de la répartition des charges, modification de l'utilisation des parties privatives telles que prévues par le règlement de copropriété, etc.).

La contestation des décisions prises par l'assemblée générale

Lorsque l'assemblée générale délibère, le secrétaire, le syndic en principe, établit un procès-verbal d'assemblée générale. Ce document est notifié dans un délai d'un mois par le syndic en lettre recommandée avec AR ou par courrier électronique aux copropriétaires défaillants (les absents) ou opposants, et comporte les résultats du vote. 

Les copropriétaires qui étaient absents (défaillants) ou qui ont voté contre certaines décisions (les opposants) peuvent les contester dans un délai de deux mois. Ce délai commence à courir le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée contenant le procès-verbal de l'assemblée générale à votre domicile.

Il faut faire appel à un avocat afin d'agir devant le tribunal judiciaire pour contester une décision prise par l'assemblée générale de copropriété.

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