Lorsqu'un immeuble vient d'être achevé et placé sous le régime de la copropriété, c'est un syndic provisoire qui est généralement désigné dans le règlement à l'initiative du promoteur. Cela permet de faire fonctionner correctement la copropriété dès sa mise en place.
Nommer le syndic de copropriété dans un immeuble neuf
La nomination d'un syndic pour un programme immobilier neuf n'est que provisoire. Ce sont les copropriétaires réunis en assemblée générale qui vont s'en charger en votant pour élire leur syndic. La décision est soumise à la majorité absolue des copropriétaires, c'est-à-dire à la moitié plus une des voix de tous les copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). S'il n'obtient pas cette majorité, le mandat du syndic provisoire en place devient nul.
Lors de la première assemblée, rien ne vous oblige à ratifier la nomination du syndic du promoteur. Si vous souhaitez opter pour un autre syndic, il vous suffit d'être prévoyant. Pour proposer la candidature d'autres syndics en assemblée générale, il faut, préalablement à la première assemblée générale, recueillir les propositions d'autres syndics et les faire porter à l'ordre du jour de l'assemblée générale.
Pour qu'une question soit inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale, vous devez en faire la demande au syndic de copropriété dès que possible, afin qu'elle lui parvienne avant qu'il ait envoyé les convocations à l'assemblée générale, c'est-à-dire au moins trois semaines avant la date fixée pour l'assemblée générale. Votre demande de proposition d'un nouveau syndic, accompagnée du contrat de syndic proposé, est à adresser en courrier RAR ou par lettre recommandée électronique (LRE) au syndic chargé de la porter à l'ordre du jour.
Les obligations du syndic de copropriété
Au cours de la première assemblée générale ordinaire, le syndic doit, sous peine de nullité de son mandat, ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. Il n'y a plus de dérogation possible à cette obligation depuis le 24 mars 2015.
Il doit aussi porter à l'ordre du jour la décision de réaliser des appels de fonds spéciaux pour faire face aux travaux d'entretien et de conservation des parties communes et équipements communs.
Il doit également porter à l'ordre du jour l'approbation des comptes de la période écoulée.
Etant au service du syndicat des copropriétaires, le syndic est chargé de faire respecter le règlement de copropriété, d'exécuter les décisions de l'assemblée générale, d'administrer l'immeuble et de pourvoir à sa conservation.
Le syndic, l'entretien et la conservation de l'immeuble
Tout d'abord, sachez que votre syndic doit assurer l'immeuble contre les risques divers (incendie, dégât des eaux, responsabilité civile...). Par ailleurs, dans le cadre d'un immeuble neuf, s'il constate des malfaçons sur les parties communes dans l'année qui suit la réception, il devra convenir avec l'entrepreneur concerné d'un calendrier pour l'exécution des travaux.
À défaut d'accord sur les dates prévues ou en cas d'inexécution des réparations, il devra mettre en demeure l'entrepreneur de les effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception. D'une manière plus générale, il faut savoir que c'est le syndic qui doit faire jouer les garanties quand les désordres touchent les parties communes.
Le syndic tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires
Le syndic doit préparer un budget prévisionnel en faisant une estimation des dépenses de l'année à venir. Ce budget doit être notifié à l'ensemble des copropriétaires, au plus tard en même temps que les convocations de la première assemblée générale. Ils auront ainsi le temps de l'étudier avant de prendre part au vote pour l'adopter.
Le budget prévisionnel
La loi impose d'établir un budget prévisionnel. Celui-ci doit permettre de faire face à l'ensemble des frais courants de maintenance, d'administration courante et d'équipements communs de la copropriété.
Vous devez, en tant que copropriétaire, verser une provision trimestrielle correspondant au quart du budget annuel voté. La part de chaque copropriétaire est calculée en proportion de ses tantièmes de copropriété. Cette provision est à verser, en principe, le premier jour de chaque trimestre au syndic, à moins que l'assemblée générale fixe des modalités différentes. Ce système permet à la copropriété de disposer d'une trésorerie suffisante pour faire face à ses frais de fonctionnement.
L'avance permanente de trésorerie : lorsque le règlement de copropriété prévoit une avance permanente de trésorerie afin de constituer une réserve destinée à faire face à des dépenses imprévues, chaque copropriétaire s'en acquitte lors de l'achat de son lot. Son montant est déterminé par le règlement ou par l'assemblée générale. Il ne peut dépasser un sixième du budget prévisionnel (c'est-à-dire deux mois du montant du budget). Le montant versé par chaque copropriétaire est calculé en fonction de ses tantièmes.
Le fonds de travaux : un fonds de travaux doit en principe être constitué par les copropriétaires. Cette épargne collective est destinée à financer des travaux nécessaires à venir. Mais s'agissant d'un immeuble neuf, il est possible de reporter la création de ce fonds jusqu'à cinq ans après la réception des travaux.
Le syndic et le compte bancaire séparé
Le syndic est chargé, lors de sa désignation, d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat de copropriété : grâce à la loi Alur, c'est désormais une obligation ! Seules les petites copropriétés de quinze lots principaux au maximum pouvaient encore y échapper et décider par un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires de renoncer au compte séparé. Mais ce n'est plus possible depuis le 31 décembre 2020.
